Email és SMS emlékeztetők a Naptáramban – sablonok, változók és testreszabás

Egy-egy emlékeztető simán megspórolja a legtöbb elfelejtett időpontot, mert a legtöbb vendég nem azért nem jön el, mert nem akar – hanem mert kiment a fejéből!

Automata email értesítés, igény szerint SMS is – ez az, ami igazán meghozza a változást.

Nézzük, mi mire jó, milyen változókat tehetsz bele a szövegekbe, és mennyire szabhatod a saját ízlésedre az egészet.

Milyen emlékeztetőket küld a Naptáram?

Egy adott foglalási naptár Értesítések füle alatt négy értesítést tudsz ki-be kapcsolgatni:

• Megerősítő email – amint megérkezik egy új foglalás, ez megy ki azonnal a vendégnek, visszaigazolásként
• Emlékeztető email – ez emlékezteti a vendéget, mielőtt eljön az időpontja
• Lemondás visszaigazolás – ha lemondja az időpontot, erről is kap egy visszajelzést
• Átütemezés visszaigazolás – ugyanez, ha áthelyezi a foglalást

Ezek közül három alapból be van kapcsolva. Az Emlékeztető emailt neked kell aktiválnod – ehhez előfizetés is kell, plusz be kell állítanod, mikor menjen ki.

Mikor menjen ki az emlékeztető?

Az Emlékeztetők időzítése résznél egyet választhatsz a négy opció közül:

• 24 órával előtte
• 2 órával előtte
• 1 órával előtte
• 30 perccel előtte

Akár mind a négyet is be tudod kapcsolni egyszerre.

Napi összefoglaló – neked

A vendégeknek szóló emlékeztetők mellett neked, mint szervezőnek is jár egy hasznos email: reggelente kapsz egy összefoglalót arról, hogy aznap kivel és mikor van időpontod. Így egyben láthatod, hogy mi is vár rád aznap.

Ezt a beállítást a Profil → Beállítások → Értesítések (Beállítások | Naptáram) alatt találod.

Email vagy SMS – mi a különbség?

Az email értesítések közül a Megerősítő, a Lemondás és az Átütemezés már az ingyenes csomagban is kiküldésre kerül, azonban a sablon szöveget nem tudod átírni. Az Emlékeztető email bármelyik fizetős csomagnál elérhető, aminek küldési időpontját te magad tudod kiválasztani.

Az SMS emlékeztető egy külön, plusz kiegészítő, amit akkor tudsz hozzáadni, ha már van egy fizetős előfizetésed. Amint bekapcsolod, a rendszer onnantól kötelezően bekéri a vendég telefonszámát a foglaláskor, hiszen anélkül nem is lenne kinek küldeni az SMS-t. Az időzítés alapból ugyanaz, amit fentebb az email Emlékeztetők időzítésénél már beállítottál - hacsak nem írod ezt felül.

Ha mindkét csatornát bekapcsolod, sokkal nagyobb eséllyel jut el az emlékeztető a vendégedhez – az SMS-t szinte azonnal megnyitják, így ha az email esetleg elsikkad a postafiókban, az SMS akkor is emlékezteti.

Milyen változókat használhatsz?

Az email sablonokba a következő változókat illesztheted be, dupla kapcsos zárójellel:

A rendszer ezeket automatikusan behelyettesíti az adott foglalás valós adataival, szóval nem kell minden vendégnek külön megírnod semmit.

Így néznek ki alapból a sablonok

Új foglalás / Megerősítő email

• Tárgy: Foglalás visszaigazolás — {{foglalas_cim}}
• Szövegtörzs:

Kedves {{vendeg_nev}},

A foglalásod visszaigazolásra került.

Foglalás: {{foglalas_cim}}
Dátum: {{datum}}
Időpont: {{idopont}}
Időtartam: {{idotartam}} perc
Szervező: {{szervezo_nev}}

Üdvözlettel,
{{szervezo_nev}}

Emlékeztető email

• Tárgy: Emlékeztető: {{foglalas_cim}} — {{datum}} {{idopont}}
• Szövegtörzs:

Kedves {{vendeg_nev}},

Emlékeztetünk a közelgő foglalásodra.

Foglalás: {{foglalas_cim}}
Dátum: {{datum}}
Időpont: {{idopont}}
Időtartam: {{idotartam}} perc

Üdvözlettel,
{{szervezo_nev}}

Átütemezés és Lemondás email

• Ugyanolyan felépítésű, mint a fentiek: Tárgy + Szövegtörzs változókkal – csak épp az átütemezés tényét az új időponttal, vagy épp a lemondás tényét erősíti meg a vendégnek.

Átírhatod a sablonokat?

Az ingyenes csomagban nem – ott mindenki ugyanazt az alapszöveget kapja, ezt nem tudod módosítani.

Ha viszont szeretnéd a saját hangodon megszólítani a vendégeidet – tegező vagy magázó formában, esetleg egy-két extra infóval (hol van parkolás, mit hozzon magával stb.) –, ehhez már kell a fizetős csomag. Azzal pedig már mind a négy sablonnál (Megerősítő, Emlékeztető, Lemondás, Átütemezés) átírhatod a Tárgy és a Szövegtörzs mezőt, a fenti változókat felhasználva és teljesen személyre szabhatod.

Az SMS emlékeztető beállítása

Az SMS-t külön kiegészítőként tudod megvásárolni. Ha egyszer aktiválod ezt a funkciót, azután:

• foglaláskor kötelezően bekérjük a vendég telefonszámát,
• az SMS ugyanarra az időpontra megy ki, amit az Emlékeztetők időzítésénél már beállítottál,
• a funkcióhoz aktív SMS kiegészítő kell a fiókodhoz.

Az email- és SMS-emlékeztetők azért vannak, hogy a vendégeid ne felejtsék el az időpontjukat, neked pedig kevesebb no-show legyen, amivel számolni kell.

Lépj be a Naptáram fiókodba, és állítsd be az emlékeztetőidet.

Sok foglalást kívánok!